Рассматривая роли менеджеров в организации (см. 1.2.4.1, рис. 1.1), мы отмечали, что менеджеры как члены организаций играют различные роли, большая часть которых тесно увязана с информацией и коммуникациями. Межличностные роли предполагают взаимодействие с подчиненными, коллегами и многими другими людьми внутри и за пределами организации. Роли по принятию решений связаны с выявлением проблем, устранением помех, распределением ресурсов и поиском их оптимальной структуры; все эти виды работ базируются на информации и тесном взаимодействии с другими членами организации. Информационные роли предполагают практически непрерывный процесс получения и распространения информации в организации.
Коммуникации являются неотъемлемой частью всех функций менеджмента — планирования, организовывания, руководства (лидерства) и контроля, для выполнения которых необходимы самые различные связи и отношения с людьми, работающими в организации, и их информационное обеспечение. Процесс коммуникаций всегда предполагает наличие тех, кто посылает, и тех, кто получает сообщение. Исходным моментом любой коммуникации является намерение отправителя переслать некоторую информацию (это могут быть факты, цифры, идеи, мнения и пр.) определенному получателю. Отправитель формирует послание и осуществляет его кодирование, т.е. придает ему соответствующую форму, например текстовую, звуковую, образную и т.п. После этого послание передается по каналам передачи сообщений (это могут быть средства связи, совещания, электронная почта, письма, отчеты, телефонные звонки). После получения сообщения оно декодируется, т.е. переводится в форму, имеющую смысл для получателя. Этот процесс может прерываться из-за шумов, появление которых возможно на каждом из указанных выше этапов. Характер этих помех (шумов) самый разный — от громкого разговора в соседней комнате, мешающего сосредоточиться на послании, до неисправности телефонной линии или ошибочного адреса, указанного в электронной почте.
Наиболее распространенными видами коммуникаций в организации являются:
• межличностные в устной или письменной форме;
• в сетевых образованиях и в рабочих группах;
• организационные (вертикальные и горизонтальные), отражающие структуру организации;
• электронные, осуществляемые по формальным информационным системам и на базе персональных информационных технологий (включая персональные компьютеры, фотокопировальные устройства, электронные почтовые сети, корпоративную интранет и Интернет и т.д.).
Наряду с формальными коммуникациями в организациях имеются неформальные и невербальные связи между людьми, по которым также передается немало сообщений. Управление такими сложными процессами требует от менеджеров действий по максимизации выгод от коммуникаций и межличностных отношений, а также минимизации потерь от возможных проблем из-за их недостаточности.
Главное в этой работе — устранение барьеров на пути эффективных коммуникаций как на индивидуальном, так и на организационном уровнях. В качестве таких барьеров чаще всего выступают: конфликтные ситуации с поступающими сигналами, нежелание общаться, неумение слушать, различия в статусе или власти, разное восприятие, шумы, перегрузка, языковые препятствия и т.п. Усилия менеджеров должны быть направлены на разработку методов, направленных на повышение эффективности коммуникаций за счет более высокого уровня межличностных коммуникаций между отдельными работниками и в целом по организации.
|